Dans ce guide, nous allons vous montrer comment utiliser les réponses prédéfinies dans Chatway.
Les réponses standardisées, également souvent appelées « réponses enregistrées » ou « raccourcis », sont un excellent moyen de répondre plus rapidement à vos clients. Plus besoin de perdre du temps à taper la même chose encore et encore, plus de longs délais d’attente pour les réponses. Il s’agit d’un atout majeur pour bâtir un service client impressionnant et répondre rapidement aux nouveaux messages.
Voici donc comment le configurer et l’utiliser !
1. Ajout d'une réponse standardisée
Étape 1 : Ajoutons une réponse prédéfinie à votre compte Chatway. Ouvrez d’abord votre tableau de bord Chatway et cliquez sur l’icône des réponses prédéfinies.
Étape 2 : Ajoutons maintenant un nouveau raccourci : cliquez sur l’option « Nouvelle réponse prédéfinie » :
Étape 3 : Un nouvel écran avec plusieurs options s’affiche. Commencez par saisir votre réponse préenregistrée dans le champ Message.
Dans le champ « raccourci », saisissez ci-dessous un nom court précédé d’un #, par exemple : #forgpt-password . Ce sera le mot ou la phrase que vous utiliserez ultérieurement pour répondre plus rapidement.
Enfin, vous pouvez créer ou sélectionner un dossier pour votre nouvelle réponse enregistrée. Ceci est utile si vous avez différents sujets pour lesquels vous avez des réponses prédéfinies, afin de pouvoir mieux les organiser et les catégoriser. Par exemple, vous pouvez créer un dossier séparé pour « service client », « questions de prévente », « gestion des produits », etc. Si vous souhaitez ajouter la réponse standardisée dans tous les dossiers, vous devez saisir # dans le chat. Veuillez noter que ceci est facultatif.
2. Répondre en utilisant une réponse standardisée
Rappel : pour répondre en utilisant un raccourci, vous devez commencer votre phrase par : #
Étape 1 : Trouvons et ajoutons votre réponse prédéfinie. Commencez par saisir le nom court que vous lui avez donné, par exemple : #mot-de-passe-oublié . Le raccourci s’affichera alors dans :
Étape 2 : Une fois que vous avez localisé votre réponse enregistrée, cliquez simplement sur le raccourci et vous la verrez prête à être envoyée.
Si vous utilisez l'application mobile Chatway, veuillez noter que seules les réponses prédéfinies sont actuellement disponibles . L'ajout de réponses prédéfinies se fait uniquement via la version web de Chatway. Pour utiliser des réponses prédéfinies via l'application, cliquez sur l'icône de boîte de dialogue située à côté du bouton Envoyer. Vous verrez alors toutes vos réponses prédéfinies. Il vous suffit ensuite de cliquer sur celle que vous souhaitez ajouter à la conversation.
3. Utilisez un raccourci clavier différent pour ouvrir les réponses prédéfinies
Par défaut, les réponses prédéfinies utilisent le symbole #. Vous pouvez toutefois le remplacer par la touche « / ».
Pour ce faire, accédez à la section « Raccourcis clavier » de vos paramètres Chatway. Cliquez ensuite sur le bouton « Modifier » situé à côté de « Ouvrir les réponses prédéfinies ».
Une petite fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de choisir votre touche préférée. Choisissez # ou / et cliquez sur « Enregistrer ».
4. Vous pouvez gérer vos réponses prédéfinies depuis le menu.
Ouvrez votre tableau de bord Chatway et cliquez sur l' icône des paramètres . Ensuite, dans la barre latérale gauche, vous verrez le nouveau menu : Réponses prédéfinies.
Vous pourrez utiliser les fonctionnalités suivantes :
Nouveau dossier: créez un dossier pour vos réponses prédéfinies
Nouvelle réponse standardisée: créer une nouvelle réponse prédéfinie
Rechercher: rechercher des réponses prédéfinies enregistrées
Modifier: modifiez votre réponse prédéfinie
Supprimer : supprimez votre réponse automatique
Réarranger: réorganisez vos réponses toutes faites
Voilà ! Grâce aux réponses prédéfinies, vous pouvez offrir un service encore plus rapide à vos clients et éviter de perdre du temps à saisir sans cesse la même chose. Que des avantages !