চ্যাটওয়ে লাইভ চ্যাট ব্লগ ব্যক্তিগতকরণ ত্যাগ না করে কীভাবে গ্রাহক পরিষেবাতে টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করবেন
মার্চ 17, 2023

ব্যক্তিগতকরণ ত্যাগ না করে কীভাবে গ্রাহক পরিষেবাতে টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করবেন

Idongesit Inuk

কন্টেন্ট মার্কার

ব্যবসাগুলি তাদের গ্রাহক সহায়তা দলকে সারাদিন একই প্রশ্নের উত্তর দেওয়া থেকে বিরত রাখতে টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করে। যাইহোক, এই প্রতিক্রিয়াগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার না করলে আপনি আপনার ব্যবসায় ব্যক্তিগতকরণ হারাতে পারেন। 

আজকাল, গ্রাহকরা একই আচরণ চায় না যে অন্য সবাই পায়। ব্যবসা ব্যক্তিগতকরণ দৃশ্যে পায় যখন. যদি আপনার গ্রাহকরা জানেন যে আপনি তাদের সম্পর্কে যত্নশীল, তারা আপনার কোম্পানির প্রতি অনুগত থাকবে। 

টিনজাত প্রতিক্রিয়ার জন্য আপনার কি ব্যবসার ব্যক্তিগতকরণ ত্যাগ করা উচিত? এটি মূল্যবান নয়, তবে এর অর্থ এই নয় যে চ্যাটবট উত্তর দিতে পারে এমন প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য আপনাকে কাউকে নিয়োগ করতে হবে। 

তোমার কি করা উচিত? টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করুন যখন আপনার গ্রাহকের ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতা ব্যক্তিগতকরণ। এখানে, আপনি এই বিষয়ে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য খুঁজে পেতে পারেন, তাই আপনার কোম্পানির জন্য ব্যক্তিগতকৃত ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি তৈরি করতে শিখতে এই পৃষ্ঠাটিতে ডুব দিন! 

ক্যানড প্রতিক্রিয়া বোঝা 

রেডিমেড প্রতিক্রিয়া, সংক্ষেপে, প্রিসেট উত্তর ব্যবসা নির্দিষ্ট কিছু প্রশ্নের জন্য বরাদ্দ করে। আপনি যদি, উদাহরণস্বরূপ, দুপুর 12:00 PM থেকে 5:00 PM পর্যন্ত কাজ করেন এবং কেউ আপনার কাজের সময়সূচী কী তা জিজ্ঞাসা করে, আপনি বলতে একটি চ্যাটবট সেট করতে পারেন:

"ওহে! আমরা দুপুর ১২টা থেকে বিকেল ৫টা পর্যন্ত কাজ করি।

এটি করা আপনার গ্রাহক সহায়তা দলকে আবার একই জিনিস টাইপ করার ঝামেলা থেকে বাঁচায় যখন তারা আরও জটিল পরিস্থিতি মোকাবেলা করতে পারে।

ব্যবসাগুলি কয়েক বছর ধরে টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করে আসছে, তাই সেগুলি মানুষের জন্য নতুন কিছু নয়। এই প্রতিক্রিয়াগুলি এখন আরও প্ল্যাটফর্মে পেয়েছে, যেমন WhatsAppTelegram, এবং ইনস্টাগ্রাম.

গ্রাহক সহায়তা পূর্বনির্ধারিত না করে এমন প্রশ্ন করলে কি হবে? ওয়েবসাইটটি আপনাকে সাহায্যকারী দলের কাউকে বলবে এবং আপনি একজন প্রকৃত ব্যক্তির সাথে কথা বলা শুরু করবেন। 

গ্রাহক পরিষেবাতে টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করার সুবিধা 

টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করা তাদের ব্যবহার বন্ধ করার জন্য টেবিলে অনেক সুবিধা নিয়ে আসে। সুতরাং, আপনি কেবল আপনার ওয়েবসাইটের ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতাকে ব্যক্তিগতকৃত করতে এগুলি ব্যবহার করা এড়াতে পারবেন না। 

যদিও সেই সুবিধাগুলো কি? 

ঠিক আছে, টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলির প্রধান সুবিধা হ'ল তারা কীভাবে দক্ষতা বাড়ায়। যদি আপনার গ্রাহক সহায়তা দল একটি বট সমাধান করতে পারে এমন সমস্যাগুলির সাথে মোকাবিলা না করে, তবে তারা অন্যান্য বিষয়ে কাজ করতে পারে। 

তাদের গ্রহণ করা সহজ, কিন্তু টিনজাত প্রতিক্রিয়ার জন্য ধন্যবাদ, আপনি এখন আরও কর্মী নিয়োগ না করে যে গ্রাহকদের সাহায্য করছেন তার দ্বিগুণ সাহায্য করতে পারেন৷ 

তা সত্ত্বেও, এটি শুধুমাত্র আপনার কর্মীদের জন্যই ভালো নয় কারণ এটি আপনার গ্রাহকদের কেনাকাটার অভিজ্ঞতাকে আরও মসৃণ করে তুলতে পারে। গ্রাহকরা অপেক্ষা করতে পছন্দ করেন না, এবং যদি তাদের একটি নির্দিষ্ট প্রশ্ন থাকে, তাদের যত তাড়াতাড়ি সম্ভব একটি উত্তর পেতে হবে। 

আপনি ওয়েবসাইট পরিষেবাগুলিতে লাইভ চ্যাটে বিনিয়োগ না করলে, আপনার গ্রাহকদের একটি সাধারণ প্রশ্নের উত্তর পেতে কিছু মিনিট অপেক্ষা করতে হবে – বা তারও বেশি –। আপনি জানেন না তারা আপনার ওয়েবসাইটে কত সময় থাকবে এবং আপনি তাদের দ্রুত উত্তর না দিলে তারা চলে যেতে পারে। 

এই ক্ষেত্রে, টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করে গ্রাহকদের আরও খুশি করে এবং আপনাকে বিক্রয় হারানো থেকে রক্ষা করে, তাই প্রত্যেকেই জয়ী হয়। 42% গ্রাহক বলেছেন যে তারা প্রকৃত ব্যক্তির সাথে কথা বলার পরিবর্তে একটি ওয়েবসাইটে লাইভ চ্যাট পছন্দ করেন কারণ তাদের প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য তাদের অপেক্ষা করতে হবে না। 

আপনি কি ভয় পাচ্ছেন যে আপনার ক্লায়েন্টরা রোবটের সাথে কথা বলতে পছন্দ করবে না? চিন্তা করবেন না! 92% ক্লায়েন্ট যখন একটি মাধ্যমে কিছু জিজ্ঞাসা করে তখন তারা সন্তুষ্ট বোধ করে লাইভ চ্যাট অ্যাপ.    

টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করার সময় আপনার ভুলগুলি এড়ানো উচিত 

আপনার ব্যবসার জন্য টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করার জন্য প্রচুর সুবিধা রয়েছে। তা নির্বিশেষে, আপনি যদি সঠিকভাবে কাজ করেন তবেই আপনি সেই সুবিধাগুলি দেখতে পাবেন। 

সবাই চ্যাটবট পছন্দ করে না তার কারণ হল তাদের ধারণা ব্যবসাগুলি তাদের ভুলভাবে ব্যবহার করেছে। আপনি কি টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলির সর্বাধিক সুবিধা নিতে চান? এটি এড়িয়ে চলুন: 

ক্যানড প্রতিক্রিয়া সঙ্গে ব্যক্তিগতকরণ রাখা 

এই বছরগুলিতে ই-মার্কেটিং-এর জন্য ব্যক্তিগতকরণ অপরিহার্য হয়ে উঠেছে কারণ গ্রাহকরা অনুভব করতে চায় যে তারা যে ব্র্যান্ডের সাথে কথা বলছে তার সাথে তারা একটি জৈব সম্পর্ক তৈরি করছে। 

যখন লোকেরা একটি ব্যবসাকে তাদের সাথে ঘনিষ্ঠ সম্পর্কের সাথে একটি সত্তা হিসাবে দেখে যা তাদের শুধুমাত্র একটি সংখ্যার চেয়ে বেশি হিসাবে দেখে, তখন তাদের প্রতিযোগীদের থেকে কিছু কেনা কঠিন। এটি শুধুমাত্র বিশ্বাস তৈরি করে না বরং রূপান্তর হারও বাড়ায়। 

যাইহোক, কোম্পানিগুলির একটি আকর্ষক অনলাইন ব্যক্তিত্ব প্রয়োজন যদি তারা তাদের ব্র্যান্ডকে অন্যদের থেকে আলাদা করতে চায়। গ্রাহকদের জানতে হবে তারা আপনার কোম্পানির সাথে কথা বলছে এবং একই বট ব্যবহার করে অন্য হাজার ব্যবসার সাথে নয়। 

এটা সব ক্লায়েন্টদের সাথে আপনার সম্পর্ক জোরদার সম্পর্কে.

ক্যানড প্রতিক্রিয়া ব্যক্তিগতকৃত কিভাবে 

আপনি অনেক উপায়ে আপনার লাইভ চ্যাট অ্যাপে ক্যানড প্রতিক্রিয়া ব্যক্তিগতকৃত করতে পারেন। আপনাকে প্রথমে যা করতে হবে তা হল আপনার ব্যবসার জন্য সবচেয়ে সাধারণ প্রশ্নগুলি কী তা জানা।

ধরা যাক আপনার কাছে ইতিমধ্যেই সেই প্রশ্নগুলির উত্তর আছে, কিন্তু সেগুলি কেবল সরল উত্তর। যদি কেউ জিজ্ঞাসা করে যে তারা পেপ্যালের মাধ্যমে আপনার পরিষেবাগুলির জন্য অর্থ প্রদান করতে পারে কিনা, উদাহরণস্বরূপ, উত্তরটি হতে পারে না: 

"না, তুমি পারবে না।" 

এর বাইরে ব্যবসা করতে হবে। প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার আগে আপনার গ্রাহকদের শুভেচ্ছা জানাতে আপনার চ্যাটবট কাস্টমাইজ করা উচিত। এটি বট এবং আপনার ক্লায়েন্টদের মধ্যে পুরো মিথস্ক্রিয়াকে আরও জৈব করে তোলে। 

কিছু ব্যবসা এমনকি বট সেট করে নিজেদের পরিচয় দেওয়ার জন্য যখন তারা তাদের গ্রাহকদের হাই বলে। আপনি যে গ্রাহকের সাথে কথা বলছেন তাদের নাম দিয়ে সম্বোধন করুন এবং তাদের প্রাথমিক উদ্বেগের উত্তর দেওয়ার পরে তাদের আরও প্রশ্ন আছে কিনা তা জিজ্ঞাসা করুন। 

সংক্ষেপে, আপনি মূল উত্তরের চারপাশের সবকিছুকে আরও ভালো করে তৈরি করে আপনার ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন।  

ক্যানড প্রতিক্রিয়া ব্যক্তিগতকৃত করতে অনুসরণ করার টিপস

এমনকি যদি আপনি ইতিমধ্যেই জানেন কিভাবে ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলি কাস্টমাইজ করতে হয়, সেখানে সর্বদা উন্নতির জন্য জায়গা থাকে৷ আপনার টিনজাত প্রতিক্রিয়া কাস্টমাইজেশন উন্নত করতে আপনি অনুসরণ করতে পারেন এমন অনেক টিপস রয়েছে এবং আমরা আপনাকে সেগুলির কয়েকটি দিতে চাই! 

আপনার প্রতিক্রিয়াগুলিতে সর্বদা গ্রাহকের নাম যুক্ত করার চেষ্টা করুন এবং তাদের উদ্বেগের জন্য সহানুভূতি দেখান। আপনার ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলিকে একটি ব্যক্তিগত স্পর্শের সাথে এম্বেড করুন যাতে এটি একটি রোবটের মতো কম এবং একজন ব্যক্তির মতো বেশি অনুভব করে। 

আপনার গ্রাহকদের উত্তর দেওয়ার সময় আপনি যে নির্দিষ্ট সমস্যাটি করেন তা সবসময় উল্লেখ করার জন্য আপনি ক্যানড প্রতিক্রিয়া প্রোগ্রাম করতে পারেন। এটি তাদের জানাবে যে আপনি তাদের সাথে বিশেষভাবে কথা বলছেন এবং তাদের প্রশ্নের সাধারণ উত্তর ব্যবহার করছেন না। 

একটি কথোপকথন স্বরে টিনজাত উত্তর লিখুন! এর অর্থ অনানুষ্ঠানিক হওয়া নয় বরং বন্ধুত্বপূর্ণ এবং আরও সহজলভ্য হওয়া। 

বলা বাহুল্য, আপনার ওয়েবসাইটে ক্যানড প্রতিক্রিয়া পর্যালোচনা এবং সম্পাদনা করুন৷ সেখানে কোন টাইপো বা বাস্তবিক ভুল নেই তা নিশ্চিত করুন! এটি আপনাকে মাঝে মাঝে সেখানে তথ্য আপডেট করার কথাও মনে করিয়ে দেয়। 

গ্রাহক পরিষেবাতে টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহারের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন 

আমরা জানি টিনজাত প্রতিক্রিয়া আপনাকে অনেক উপায়ে সাহায্য করে, কিন্তু আপনি সেই সুবিধাগুলি অপব্যবহার করতে পারবেন না।

টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলির একটি প্রধান সমস্যা হ'ল লোকেরা তাদের অতিরিক্ত ব্যবহার করে। উত্তর দিতে শুধুমাত্র টিনজাত প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করুন খুবই সাধারণ আপনার ব্যবসা সম্পর্কে মানুষের প্রশ্ন আছে। 

এই প্রতিক্রিয়াগুলি এমন কিছু করার জন্য সেট করবেন না যা আপনার গ্রাহক সহায়তা দলের কারও করা উচিত। এইগুলি হল কিছু প্রধান প্রশ্ন যা লোকেরা উত্তর দেওয়ার জন্য টিনজাত প্রতিক্রিয়া সেট করে: 

আপনার ব্র্যান্ডের ভয়েস এবং টোনের সাথে আপনার প্রতিক্রিয়াগুলি কীভাবে মানিয়ে নেওয়া যায়

আপনি যখন আপনার ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলিতে ব্যক্তিগতকরণ বাড়ান, তখন আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে সেই প্রতিক্রিয়াগুলি আপনার ব্র্যান্ডের ভয়েস এবং টোনের সাথে মেলে। আপনি, কোনোভাবেই, আপনার প্রতিযোগী বা বাজারে অন্যান্য ব্র্যান্ডের মতো শোনাতে পারবেন না। 

অতএব, আপনাকে যা করতে হবে তা হল একটি আকর্ষক অনলাইন ব্যক্তিত্ব তৈরি করা যদি আপনার কাছে ইতিমধ্যেই না থাকে। ইকমার্স কোম্পানিগুলি আপনাকে এতে সাহায্য করতে পারে। 

যদি আপনার কোম্পানির ইতিমধ্যেই নিজস্ব ভয়েস এবং টোন থাকে, তাহলে সেই টোন ব্যবহার করে আপনার ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলির উত্তর দিতে চান এমন সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দিন। তা ছাড়া, আপনার চ্যাটবক্সটিকে যতটা সম্ভব আকর্ষণীয় করে তুলুন। 

কিছু চ্যাট প্লাগইন একটি ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ নির্মাতা অফার করুন যা এই প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে তোলে।

টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি কার্যকরভাবে ব্যবহার করার জন্য গ্রাহক পরিষেবাকে প্রশিক্ষণ দেওয়া 

টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করা কঠিন নয়, তবে আপনার গ্রাহক পরিষেবা দলকে কীভাবে অপ্টিমাইজ করা যায় তা জানতে হবে। 

আপনার দলকে তাদের প্রয়োজন হলেই কেবল টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি ব্যবহার করতে প্রশিক্ষণ দিন এবং সেগুলিকে যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত করুন। 

আপনার ব্যবসায় ক্যানড প্রতিক্রিয়া সাফল্য পরিমাপ 

আপনার ব্যবসায় ক্যানড প্রতিক্রিয়াগুলির সাফল্যের ট্র্যাকিং আপনি সঠিকভাবে করছেন কিনা বা সেগুলিকে উন্নত করতে হবে তা জানার জন্য অপরিহার্য।

এই প্রতিক্রিয়াগুলি আপনার কোম্পানির দক্ষতা এবং রূপান্তর হারকে বাড়িয়ে তুলতে পারে, কিন্তু আপনি যদি না জানেন যে তারা আপনাকে সাহায্য করছে তবে আপনি এটি থেকে উপকৃত হবেন না। অনেক মার্কেটিং টুল আছে এবং ওয়ার্ডপ্রেস প্লাগইন আপনার সমস্ত ব্যবসার বিশ্লেষণ পরিচালনা করতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য অনলাইন তৈরি করা হয়েছে।

আপনি তাদের চেষ্টা করে দেখতে পারেন যে তারা আপনার জন্য কাজ করে কিনা। 

উপসংহার  

টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলি আপনার গ্রাহকদের উত্তর দিতে আপনার যে সময় নেয় তা কমিয়ে দেবে এবং আপনাকে আরও বেশি লোক নিয়োগ না করে আরও গ্রাহকদের দ্রুত সাহায্য করতে দেবে। যাইহোক, এর অর্থ এই নয় যে আপনাকে একটি রোবটকে আপনার সমর্থন দলকে যা করতে হবে তা করতে দিতে হবে। 

ব্যক্তিগতকরণের কথা ভুলে যাওয়া মানে ব্যক্তিগত স্পর্শ ব্যবহারকারীদের অভাব থাকা মানে তারা যে ব্র্যান্ডগুলি থেকে কেনাকাটা করে তাদের সাথে একটি শক্তিশালী সম্পর্ক গড়ে তুলতে হবে৷ এটি আপনাকে দীর্ঘমেয়াদে বেশ কয়েকটি ক্লায়েন্ট হারাবে। 

ব্যক্তিগতকরণ বা টিনজাত প্রতিক্রিয়াগুলিকে মঞ্জুর করার জন্য গ্রহণ করা আপনাকে তারা যে সুবিধাগুলি দেয় তা হারাবে, তাই আপনার ব্যবসার থেকে সর্বাধিক লাভ করার জন্য আপনাকে তাদের মধ্যে যতটা সময় বিনিয়োগ করতে হবে তা বিনিয়োগ করতে হবে।